8 de septiembre de 2016

Vuelta al cole: ¿Cómo me organizo?

Continuando con el ritmo de estos días y con la temida, para muchos, Vuelta al cole, traemos una Guía Práctica para Organizarse (en el trabajo, estudio o responsabilidades en general).


Quizás algunos de ustedes ya han llegado a la misma conclusión que yo, y es que la clave para ser eficaz en menos tiempo es LA ORGANIZACIÓN. Pero claro, ¿y cómo hacemos eso de organizarnos? Empezamos:

1.- ORGANIZACIÓN MENSUAL.
Les recomiendo tener un organizador o planificador mensual. Da igual si usan uno que viene incorporado en sus agendas de este año, si es uno independiente, o si es un imprimible. Lo que interesa es tener de un vistazo el mes completo delante de nosotros. 
Aquí lo que vamos a hacer es colocar todos los eventos que ya sabemos que van a ocurrir durante el mes: cumpleaños, exámenes, entregas de trabajos, reuniones, cursos, etc. En base a nuestro calendario mensual vamos a organizar, después, cada semana.
Les dejo, además, el organizador mensual que yo estoy usando a falta de otro mejor, es imprimible, sencillo y en dos hojas. Lo tienen en varios colores y es descargable gratuito:

Si das click aquí te lleva al enlace donde podrás descargarlo.

2.- DOMINGOS DE PLANIFICACIÓN.
Los domingos van a ser nuestro día de reflexión. En base a nuestra organización mensual vamos a colocar en la agenda o planificador semanal los eventos que tenemos esta semana, de tal forma que si el jueves tengo que entregar un trabajo que me llevará tres días, en en apartado de lunes, martes y miércoles escribiré que tengo que realizar ese proyecto. Además, la organización semanal será más exhaustiva que la mensual, aquí vamos a tener en cuenta eventos más cotidianos como, se me ocurre, las clases de yoga y pilates, y el día que hacemos la compra, por decir algo.

Socorrito.

 3.- ¿CÓMO ORGANIZO MI AGENDA?
Tenemos varios truquis:

  • CÓDIGO DE COLORES. Consiste en asignar un color a cada temática, para que así, a golpe de vista, distingamos qué tipo de tareas tenemos que hacer hoy. Les pongo un ejemplo: yo uso rojo para lo que es urgentísimo, sea lo que sea, prioridad máxima; en azul va todo lo relacionado con la Universidad (trabajos, entregas, exposiciones, etc.); en rosa van las tareas del blog; en violeta el ocio (fiestas, cenas con amigos, cine); en verde todo lo relacionado con salud (citas médicas, analíticas, pruebas varias, odontólogo, oftalmólogo); y en negro va lo que no cuadre en las categorías anteriores.
  • POST-IT. Los recomiendo para aquellas tareas que podemos cambiar de día. Así no ensuciamos la agenda tachando y volviendo a escribir en la casilla de otro día. Si no hemos podido realizar la actividad hoy, lo despegamos y lo colocamos en la fecha correspondiente.
  • REPARTE LAS TAREAS LARGAS EN VARIOS DÍAS. Si tenemos un trabajo que requiere tiempo, que es largo y pesado, la mejor idea es que lo fraccionemos en varios días, porque si dedicamos muchas horas a la misma tarea vamos a ir perdiendo fuelle, aburriéndonos y empezando a chapucear. Si es algo que requiere esmero, hazme caso, a no ser que quieras que empiece genial y acabe de cualquier manera.
  • MEZCLA TAREAS DISPERSAS CON OTRAS PRÁCTICAS. Si dedicas todo un día a tareas poco concretas como buscar información, inspirarte para un proyecto, completar, leer artículos, etc., al acabar tu tiempo de trabajo te vas a quedar con la sensación de no haber hecho nada productivo, aunque lleves todo el santo día sin levantar el culo. Te recomiendo mezclar en un mismo día tareas dispersas con otras prácticas, de ejecución, para así tener un mejor balance al final de la jornada.

5.- LISTA DE TAREAS DIARIAS.
Hemos hecho una planificación mensual y semanal, y ahora llega el momento de escribir las tareas diarias, las que tenemos que hacer hoy. Igual suena un poco friki esto de tener tantos tipos de organización (bueno es friki, para qué nos vamos a engañar), pero creo que es la mejor idea. En tu misma agenda, o en una libreta o folio escribe todo lo que tienes que hacer hoy, todos los objetivos del día. Esto permite liberarte de la responsabilidad de acordarte de todo, hazme caso, escribir lo que tienes que hacer produce una sensación de liberación bastante agradable. Y también te ayuda a valorar el volumen de trabajo que tienes para ese día, y así organizarlo mejor (a veces, cuando no lo escribimos, no somos conscientes de la carga real de trabajo y no ejecutamos un plan de actuación adecuado).



6.- OBJETIVOS REALISTAS.
Cuando hagamos la lista de lo que tenemos que hacer hoy es importante que reflexionemos para que nuestros objetivos de trabajo diario sean realistas. Si nos pasamos con las expectativas y luego, con alta probabilidad, no las cumplamos, nos vamos a sentir frustrados. Así que ojito con las superwoman y los supermanes.

Que no se te haga un mundo.

 7.- PRIORIZAR. 
Ordena las tareas diarias por orden de prioridad, así, terminarás primero lo urgente y realizarás el trabajo importante cuando aún no estés cansado.

8.- TRABAJA CON EL TIEMPO PRESENTE.
Qué filosófica soné, me explico:

  • DESTINA UN TIEMPO A CADA TAREA. Calcula que, por ejemplo, uno de tus objetivos del día te llevará una hora de trabajo, si tardas algo más tampoco te preocupes. Pero esto ayuda a centrarse en la actividad sin dejar el tiempo correr, si sabemos que tenemos una hora límite nos ponemos el turbo y somos más eficaces. Además, esto también te ayuda a que aprendas a calcular cuánto tiempo te requiere cada cosa, y tenerlo en cuenta para siguientes planificaciones.
Tic, tac.
  • UTILIZA TU MOMENTO DE MÁXIMA CONCENTRACIÓN. Estúdiate y busca si hay un momento del día en el que tengas un pico de actividad cerebral, que estés a tope, y utilízalo para colocar en esa franja las tareas que más esfuerzo requieran.
  • PON UNA HORA PARA FINALIZAR DE TRABAJAR. No alarguemos las horas de trabajo o estudio hasta las tantas, ponte un límite y reserva tiempo para deducarte ti y a descansar. Y cúmplelo.


9.- VALORACIÓN FINAL.
Recomiendo que al terminar un día de trabajo dediquemos unos minutos a hacer un balance sobre la actividad del día. Consiste en valorar si hemos logrado nuestros objetivos o no, cuáles sí y cuáles no, y hacer una crítica constructiva para realizar mejores planificaciones.

10.- MOTIVACIÓN. 
No quiero sonar a frases de positivismo chupiguay de portada de libreta de Mr. Wonderful, pero todos sabemos que el motor del trabajo es la motivación. La actitud lo es todo, busca las ganas y encuéntralas.

11.- FLEXIBILIDAD.
Este es un consejo que me doy a mi misma, no te fustigues si no has conseguido todos tus objetivos. Tu planificación debe ser flexible, si aparecen imprevistos hay que asumirlos aunque suponga no cumplir con lo establecido.


Espero que les sirva.

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